Czy masz niezapłacone faktury?
Pracujesz ciężko, aby generować sprzedaż i oczekujesz zapłaty w odpowiednim czasie. Ale co, jeśli tak się nie stanie i skończysz z niezapłaconymi fakturami? Jeśli Twoje faktury nie zostaną opłacone, przepływy pieniężne Twojej firmy słabną, a zatory płatnicze mogą być bezpośrednią drogą do upadku firmy. To sprawia, że konieczne jest proaktywne dochodzenie płatności od zaległych klientów.
W końcu, należności nieuregulowane (w tym niezapłacone faktury) nie są jak dobre wino: nie stają się lepsze z wiekiem. W kontekście Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zaliczając się do podatkowych kosztów uzyskania przychodów kwoty wynikającej z faktury i jej nieuregulowanie w ciągu 30 dni od terminu płatności skutkuje tym, że podatnik musi zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o wartość faktury.
Co Cię może uchronić przed niezapłaceniem faktury?
Podczas tworzenia umowy o świadczenie usług - ustal zasady obowiązujące w Twojej firmie dotyczące tego, co stanowi „opóźnienie” (np. 30 dni po oczekiwanym terminie płatności). Twoja decyzja o spóźnieniach może zależeć od tego, jak bardzo cenisz klienta i od tego, czy w przeszłości płacił on wcześniejsze faktury. Na przykład, klient może mieć zwyczaj spóźniać się z płatnościami, ale jeśli prędzej czy później zawsze zapłaci całą kwotę, możesz nie mieć powodu do obaw.
Gdy tylko minie ten okres opóźnienia, wyślij drugą („przeterminowaną”) fakturę lub zadzwoń. Klient, który ma problemy z przepływem gotówki, może potrzebować trochę zrozumienia z Twojej strony. Na przykład, klient może zgodzić się na płatność w miesięcznych ratach, co umożliwi Ci ściągnięcie całej kwoty w pewnym momencie, przy jednoczesnym zachowaniu relacji biznesowych. Niektóre firmy mogą umieszczać na swoich fakturach klauzulę, aby naliczać odsetki za opóźnienia w płatnościach. Chociaż jest to całkowicie legalne, jeśli jest zrobione poprawnie, może być bardzo trudne do wyegzekwowania.
Daj żółtą kartkę Klientowi
Dług to taki “przedmiot”, tylko nieco bardziej emocjonujący, gdy nie można się doprosić o jego zwrot. W chwili, gdy zamieścisz informację o długu, dłużnik się o tym dowie i może będzie chciał go kupić, lub ktoś inny np. jego rodzina. Co najważniejsze wszystko odbędzie się automatycznie, bez spotykania się i rozmów z dłużnikiem lub biegania po urzędach. Przez nasz serwis dlugi.info możesz wystawić wszystkie długi, również przedawnione powyżej 6 lat, a także o bardzo niskiej wartości, np. 1 zł.
W chwili wrzucenia długu do systemu Dlugi.info, informacja pojawia się w wyszukiwarce Google, co daje swoistą żółtą kartkę dłużnikom. Kiedy na Twoim koncie pojawią się pieniądze - oznaczać to będzie, że dokonała się cesja wierzytelności, czyli dokument o sprzedaży długu. Właśnie odzyskałeś pieniądze. Prawda, że proste?
Wyślij list z informacją o przeterminowanej fakturze. Nasz generator pism AI, Ci w tym pomoże!
W jak największym stopniu chcesz dać swoim klientom korzyść z wątpliwości. Planowanie gotówki jest często problemem dla wielu firm — dlatego firmy każdej wielkości, we wszystkich branżach, mają problemy z zarządzaniem swoimi finansami. Wczuj się w sytuację swojego klienta i utrzymuj otwarte linie komunikacji. Nigdy nie wahaj się wysłać listu z informacją o przeterminowanej fakturze i nie czuj się, że im przeszkadzasz, gdy to robisz. Szybkie działanie i wytrwałość mogą być niewygodne, ale opłacają się, gdy są wykonywane prawidłowo. A alternatywa (czyli brak zapłaty) jest zdecydowanie gorsza.
Na naszym serwisie Dlugi.info, od począttku grudnia 2024 roku dostępne będzie nowe narzędzie AI, które pomoże Ci przygotowywać pisma windykacyjne i dokumenty związane z odzyskiwaniem należności. To innowacyjne rozwiązanie pozwoli Ci zaoszczędzić czas i uniknąć błędów formalnych. Zaoszczędzi też dużo Twoich pieniędzy bo nie będziesz musiał się zwracać z prośbą o napisanie pisma Twojego prawnika.
.jpg)
Kiedy jest właściwy moment, aby skierować klienta do windykacji?
Decyzja nigdy nie powinna być podejmowana pod wpływem emocji. Spójrz na tę decyzję przez pryzmat prawdopodobieństwa. Istnieją pewne zachowania w biznesie, które wskazują na prawdopodobieństwo niewykonania płatności. Jeśli klient wydaje się być ryzykiem niewykonania zobowiązania, w Twoim najlepszym interesie jest, abyś wziął sprawy w swoje ręcej i wystawił dług na Dlugi.info lub możesz pozwolić aby przejęła go agencja windykacyjna.
- Gdy klient otrzymał wystarczająco wcześniejsze powiadomienie. Jednym z możliwych protokołów jest wysyłanie klientów do windykacji po 90 dniach opóźnienia, chyba że klient ma uzasadnioną potrzebę odroczenia lub wystąpił prosty błąd w rozliczeniu.
Do tego czasu klient otrzyma automatyczne przypomnienia o płatności, osobistą notatkę, telefon i wiele opcji rozwiązania płatności. Być może ten klient otrzyma również przedłużenie. W obu przypadkach zawsze istnieje „termin ostateczny”, a jeśli ten kamień milowy nie zostanie osiągnięty, może nadszedł czas, aby przejęła go agencja windykacyjna.
Scenariuszy jest kilka...Zniknął Ci klient? I zalega fakturę?
- Gdy Twój klient znika. Zniknięcie klienta nigdy nie jest dobrym znakiem. Jeśli Twój punkt kontaktowy przestaje odpowiadać, skontaktuj się z innymi członkami zespołu w organizacji — dlatego ważne jest, aby nawiązać bezpośrednią linię z zespołami ds. należności do zapłaty.
Jeśli wszyscy przestaną odpowiadać, nie masz powodu, by zakładać, że firma przeżywa kryzys lub nie traktuje poważnie płatności na rzecz dostawców. W takiej sytuacji powinieneś poprosić agencję windykacyjną o przejęcie sprawy.
- Kiedy Twój klient łamie obietnice. Jeśli nie możesz zaufać klientowi, że będzie uczciwy w wypełnianiu swojej części umowy, nie masz czasu do stracenia.
Nie chcesz tracić czasu na ściganie nieuczciwych ludzi za płatności, które należą się Twojej firmie. Wystaw dług na dlugi,info. A jak to nie pomoże każda agencja windykacyjna może Ci pomóc.
%20(1).jpg)
Jak wybrać partnera ds. windykacji?
Jako Prezes Dlugi.info, firmie będącej wsparciem dla wielu agencji windykacyjnych, zalecam właścicielom małych firm podjęcie następujących kroków:
- Poznaj swoje potrzeby. Czy potrzebujesz agencji windykacyjnej, która jest licencjonowana w Polsce? Czy Twoja firma jest komercyjna czy konsumencka? Czy potrzebujesz agencji, która współpracuje z siecią prawników?
- Zbadaj historię agencji windykacyjnej. Jeśli firma działa od dekady lub dłużej, organizacja jest prawdopodobnie stabilna i wiarygodna. Możesz również zbadać firmę za pośrednictwem stowarzyszeń w jakich działa aby sprawdzić akredytacje.
- Należy pamiętać, że opinie użytkowników mogą być przechylone w stronę negatywnych. Zdecydowana większość agencji windykacyjnych ma słabe opinie. Ten wzorzec wynika z charakteru pracy. Dłużnicy nie lubią wątku swoich długów i często otwarcie o tym sygnalizują w Internecie.
- Sprawdź, czy Twój partner ds. windykacji należy do jakichś stowarzyszeń zawodowych.
Mimo że agencje windykacyjne są zobowiązane do przestrzegania wymogów prawnych i zgodności, niektóre będą oszczędzać. Przed podpisaniem jakichkolwiek umów należy sprawdzić referencje.
Wybrałeś agencję windykacyjną. Co dalej?
Podpiszesz umowę upoważniającą agencję windykacyjną do odzyskania środków w imieniu Twojej firmy. Partner windykacyjny może naliczyć dopłatę procentową lub poprosić o płatność warunkową, w zależności od kwoty Twojej faktury. Agencja windykacyjna może również kupić Twoją fakturę od razu, co oznacza, że zapłaci Ci część faktury natychmiast. Możesz współpracować z agencją, aby przekazać wszelkie opłaty swojemu klientowi. Agencja windykacyjna zajmie się fakturą i skontaktuje się z klientem telefonicznie lub pocztą.
Jako agent Twojej firmy zajmie się ściganiem konsekwencji braku płatności, łącznie ze zgłoszeniem zaległości Twojego klienta do biur informacji kredytowej i pożyczkodawców. Niestety, z powodu opłat agencyjnych, zwrócenie się do agencji windykacyjnej oznacza, że nigdy nie odzyskasz wszystkiego, co ci się należy. Agencje zazwyczaj pobierają procent od odzyskanej kwoty (tj. 15%, 25% lub więcej), ale zazwyczaj nie ma żadnych opłat, jeśli nie uda im się odzyskać gotówki. Nie ma gwarancji, że agencja odzyska 100% zaległej kwoty, ponieważ agencja może zaakceptować częściową płatność lub płatność rozłożoną w czasie. Jednak stare przysłowie „Pół bochenka jest lepsze niż nic” jest prawdziwe i powinieneś odzyskać jak najwięcej poprzez to działanie.
Podsumujmy - Co robić, gdy klienci nie płacą za faktury?
Sprawdzaj klientów wcześniej – zanim rozpoczniesz współpracę, upewnij się, że Twój klient jest wiarygodny. Możesz to zrobić, korzystając z rejestrów długów.
Ustal jasne zasady płatności – dobre umowy i przejrzyste terminy płatności to podstawa.
Reaguj szybko – jeśli faktura nie została opłacona w terminie, wyślij przypomnienie lub zadzwoń. Działanie na czas to klucz.
Negocjuj – czasem klient może potrzebować rozłożenia płatności na raty. Dobra komunikacja może pomóc zachować relacje biznesowe.
Wystaw dług na sprzedaż – skorzystaj z platform takich jak Dlugi.info, aby odzyskać swoje pieniądze.
Skorzystaj z pomocy agencji windykacyjnej – gdy inne metody zawiodą, warto zwrócić się do profesjonalistów.
Wypróbuj nowe narzędzia – już w grudniu pojawi się innowacyjne narzędzie AI, które ułatwi Ci przygotowywanie pism windykacyjnych.
Twoim celem powinno być unikanie procesu windykacji, o ile to możliwe. Utrzymuj otwartą linię komunikacji ze swoim klientem i nawiąż silne relacje z zespołami ds. należności. Twoi klienci wiedzą, że zapłacenie faktury jest tańsze i mniej kłopotliwe niż radzenie sobie z postępowaniami prawnymi i działaniami windykacyjnymi. Napisz pisma - > nie daj o zobie zapomnieć. Nasz bezpłatny generator pism AI potrafi przygotować profesjonalne pisma napisane językiem prawniczym. Dostęp do generatora pism AI jest dostępny tylko dla zalogowanych użytkowników. Załóż więc konto i działaj do woli. Generuj pismo i ślij do klienta. Chociaż łatwo jest się zdenerowować na nieterminowych klientów, ważne jest, aby zachować spokój i profesjonalizm w trakcie całego procesu.
Redaktor Janusz Rajewski
dlugi.info